Zur Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung bietet Wilken jetzt gemeinsam mit Comline eine Gesamtlösung an, die sich einfach und schnell in die vorhandene IT-Landschaft der meisten gesetzlichen Krankenkassen (GKV) implementieren lässt. Die Gesamtlösung verbindet das GKV-Finanzmanagement von Wilken mit der elektronischen Akte (helic 21c_docs) von Comline und integriert sich in die Branchenstandardlösung iskv_21c von BITMARCK.
Erster Anwender für die Gesamtlösung ist die BAHN-BKK
Dort wurde der Eingangsrechnungsprozess bisher klassisch auf Papierbasis durchgeführt. „Jetzt müssen wir die Belege nicht mehr lange suchen, sondern können sie direkt aus der Buchhaltung oder der Kosten- und Leistungsrechnung heraus aufrufen. Der Status der Bearbeitung im Rechnungswesen wird zwischen den Systemen ausgetauscht und ist zudem in der iskv_21c-Aufgabenverwaltung einsehbar, so dass wir alle Vorgänge vom Referat Finanzen aber auch von den Fachabteilungen aus nachvollziehen können“, beschreibt Ralf Schmitz, Referatsleiter Finanzen bei der BAHN-BKK die Vorteile. „Die Durchlaufzeiten der Belege werden mit dem neuen System beschleunigt und auch bei den Skontoerlösen wollen wir spürbare Steigerungen generieren“, so Schmitz weiter.
Die Bearbeitung erfolgt workflowbasiert:
Die Rechnungen werden nach dem Scannen in die elektronische Akte von Comline importiert. Mit dem Modul „<link file:2696 _blank>helic Kostenrechnungen“ werden die Rechnungen geprüft und freigegeben. Bearbeitungsstatus und Rechnungsdaten werden an das Wilken Rechnungseingangsbuch weitergegeben und sind dort nachvollziehbar. Zum Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses wird die Rechnung automatisiert von „helic Kostenrechnungen“ an das Wilken Finanzmanagement übergeben. Danach wird die weitere Bearbeitung über das Eingangsrechnungsmanagement durchgeführt.
Die bisher üblichen Papierablagen entfallen komplett, die dazugehörige zeitraubende interne Kommunikation per E-Mail/Telefon/Fax ist überflüssig geworden. Die beteiligten Mitarbeiter haben mit dieser Lösung jederzeit - von jedem Ort - Zugriff auf die Dokumente und die zugehörigen Buchungsinformationen. „Über die Attributierung des Rechnungsstatus in helic sind unsere regionalen Rechnungsprüfer jetzt jederzeit im Bilde, ob und wann eine Rechnung bezahlt ist. Rückfragen an den Finanzbereich, insbesondere bei überschneidenden Mahnungen, sind damit hinfällig geworden“, erklärt Ralf Schmitz.
Über die BAHN-BKK:
Am 24. April 1837 wurde von der Leipziger-Dresdner EisenBAHN Compagnie die Strecke Leipzig–Althen in Betrieb genommen, in der erstmalig eine „Hülfscasse“ für die Arbeiter ins Leben gerufen wurde. Diese Hülfscassen zahlten in Krankheitsfällen eine Unterstützung an die Arbeiter und sind damit die unmittelbaren Vorläufer der BAHN-BKK – das sind fast 180 Jahre Erfahrung und Kompetenz. Die BAHN-BKK ist damit die älteste gesetzliche Krankenkasse Deutschlands. Mit rund 589.000 Versicherten zählt sie heute zu den größten Betriebskrankenkassen in Deutschland.