Das Projekt startete mit einem gemeinsamen Kick-off im November 2015. Im Termin waren unter anderem die Geschäftsführer der IHK Potsdam vertreten. Es wurde dabei entschieden, die Sachakte flächendeckend und stufenweise einzuführen. Die Aktenordnung wird dabei pro Bereich festgelegt und sukzessiv vervollständigt, um den jeweiligen Anforderungen zu genügen.
Begonnen wurde mit der Implementierung der Sachakte im Bereich der Hauptgeschäftsführung (HGF). Dort fallen unter anderem zahlreiche Protokolle an – zum Beispiel von der Vollversammlung – die ergänzend zu den eigentlichen Themen mit dem Sitzungsdatum archiviert werden.
Die Einführung der <link file:402 _blank helic ihk>helic IHK Sachakte verlief planmäßig. Nicht einmal 3 Monate nach dem Kick-off startete im Bereich Hauptgeschäftsführung der Echtbetrieb. Neben dem einfachen, intuitiven Umgang mit der helic-Lösung hat die IHK-Mitarbeiter vor allem die integrierte Volltextsuche überzeugt.
Kerstin Neujahr, Leiterin Archiv, ist zufrieden: „Die Sachakte findet großen Anklang im Bereich HGF. Auch die Schulung der Benutzer direkt am Arbeitsplatz war ein voller Erfolg. Das Training on the job war einfach, effizient und schnell.“
Nachdem die Sachakte sich inzwischen im ersten Bereich etabliert hat, wird die helic-Lösung nun schrittweise weiter innerhalb der IHK Potsdam ausgerollt.
Haben auch Sie Interesse daran, die helic IHK Sachakte einzusetzen oder haben Sie noch ergänzende Fragen? Gerne steht Ihnen Markus Karbus unter +49 231 97575-717 oder per E-Mail an markus.karbus@comline.de zur Verfügung.
Über die IHK Potsdam
Bereits seit 1898 kümmert sich die IHK Potsdam um die Belange der Mitgliedsunternehmen. Für die laufenden Geschäfte im zweitgrößten Kammerbezirk Deutschlands sind die Hauptgeschäftsführung sowie rund 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IHK Potsdam verantwortlich. Um den bestmöglichen Service bieten zu können, ist die IHK Potsdam auch vor Ort mit sechs IHK-RegionalCentern vertreten.